Der Weg zu Rechnungen führt im MSV-Web über mehrere Schritte:

1. Buchungszeilen werden erstellt und dem entsprechenden Konto zugewiesen
2. Rechungen erstellen
3. Export der Rechnungen im XML-Format

Vorbereitungen

Die Erzeugung von Buchungszeilen erfolgt automatisch wenn bei Schülern Unterrichtseinheiten hinzugefügt werden. Dabei wird durch das jeweilige Vorschreibemodul der Schule aufgrund des Tarifmodells und den hinterlegten Tarifen der Betrag errechnet und wenn notwendig bereits bestehende Buchungszeilen für die selbe Schülerin oder Geschwister angepasst. Das bedeutet aber auch dass nachträgliche Änderungen an den Tarifen oder der Logik im Vorschreibemodul zunächst keine Auswirkungen auf die Buchungen haben. Um sicher zu gehen, dass alle Buchungen dem aktuellen Stand des Vorschreibemoduls der jeweiligen Schule und den konfigurierten Tarifen entspricht, kann die Funktion "Zahlungspflichtige > Rechnungen > Fachbuchungen aktualisieren … > Alle Fachbuchungen aktualisieren" verwendet werden. Außerdem muss die Funktion "Zahlungspflichtige > Rechnungen >Leihgebühren verbuchen … > Ja, Buchungen erstellen" aufgerufen werden um entsprechende Buchungszeilen für Leihgebühren zu erstellen. 

Wenn notwendig können sowohl bei den Detailansichten der SchülerInnen als auch jener der Zahlungspflichtigen über die Funktion "Man. Buchung hinzufügen" ein positiver oder negativer Betrag verbucht werden. 

Manuelle Buchungen für mehre Zahlungspflichtige gleichzeitig kann über die Aktion "Sammelbuchung" bei der Liste der Zahlungspflichtigen durchgeführt werden. Dazu müssen erst die betroffenen Zahlungspflichtigen über den Filter ausgefiltert werden und anschließend über das Drop-Down Menü die Aktion "Sammelbuchung" gewählt werden.

Wenn nun alle Konten die richtigen Beträge aufweisen können die Rechnungen erzeugt werden. Dafür steht die Funktion "Zahlungspflichtige > Rechnungen > Rechnungslauf …" bereit.

 

Wenn Sie nun auf "Rechnungslauf durchführen" klicken, werden für alle Zahlungspflichtigen Rechnungen erstellt. Bei diesem Vorgang werden alle Buchungen für jeweils einen Zahlungspflichtigen gesammelt und PDF Rechnungen erstellt, die über den Menüpunkt "Zahlungspflichtige > Rechnungen > Rechnungsliste" eingesehen werden können, und entsprechende Datenbankeinträge erstellt.

Wenn nach dem Rechnungslauf eine Änderung bei einer Fachbuchung gemacht werden soll, dann muss die Rechnung mit der diese Unterrichtseinheit verrechnet wurde noch einmal storniert werden ("Zahlungspflichtige > Rechnungen > Rechnungsliste"). Danach können die Änderungen an der Fachbuchung vorgenommen und ein neuer Rechnungslauf wie oben beschrieben durchgeführt werden. In diesem Fall werden nur die zuvor stornierten Rechnungen neu erstellt. Alternativ kann über den Menüpunkt "Zahlungspflichtige > Rechnungen > Rechnungslauf stornieren" der komplette Rechnungslauf storniert und erneut durchgeführt werden.

Musikschulen die nicht selbst verrechnen, sondern die Forderungen an die Gemeinde(n) abtreten, können nun über "Zahlungspflichtige > Rechnungen > K5-Export …" die Rechnungen als im XML Format  exportieren und auf einem sicheren Weg an die Gemeinde(n) für den Import in das K5-Programm übermitteln.

Wenn die Datei k5export.xml erfolgreich im K5-Programm importiert wurde können Sie die Rechnungen als "versandt" kennzeichnen, in dem Sie unter "Zahlungspflichtige > Rechnungen > Rechnungsversand …" auf "Rechnungen wurden verschickt" klicken. Danach können nur noch einzelne Rechnungen storniert werden. Die eigentlichen Rechnungen werden von den Gemeinden über das K5-Programm erstellt und den Zahlungspflichtigen zugestellt, daher werden außerdem alle Rechnungen ausgeglichen. 

Stellt sich nach dem Rechnungsversand heraus, dass noch Korrekturen an einzelnen Rechnungen durchgeführt werden müssen, so muss diese nochmals storniert und die entsprechenden Korrekturen vorgenommen werden.

Es könnte zum Beispiel eine Fachzuordnung komplett gelöscht und manuell ein negativer Betrag in der höhe des ursprünglichen Rechnungsbetrags verbucht werden. Dann wird bei einem neuerlichen Rechnungslauf eine neue Rechnung mit dem manuell eigegebenen Betrag erstellt.

Ein anderer Fall wäre wenn nur an einer Fachzuordnung Änderungen vorgenommen werden sollen. Dann muss zunächst ebenfalls die Rechnung storniert werden um Änderungen an der Fachzuordnung vornehmen zu können, aber wenn nun ein neuer Rechnungslauf gemacht wird, wird die selbe Rechnungsnummer lediglich korrigiert.

Bei einem neuerlichen K5-Export wird nun eine k5export.xml Datei erzeugt, die nur die korrigierten und neuen Datensätze enthält. Durch einen Klick auf "Rechnungen wurden verschickt" werden auch diese Rechnungen als versandt markiert und ausgeglichen.