don’t panic it-services gmbh Knowledge Base - Weiterverarbeiten der Anmeldungen

Bereinigen der Anmeldungen

Wenn der Anmeldeschluss erreicht ist, müssen die eingelangten Anmeldungen weiterverarbeitet werden. Der erste Schritt wird meist darin bestehen, Dubletten auszusortieren. Dafür steht die entsprechende Filterfunktion zur Verfügung.

Die Dubletten-Erkennung basiert ausschließlich auf den eingegebenen Sozialversicherungsnummern. Um die Mehrfacheinträge untereinander anzuzeigen, klicke auf die Spaltenüberschrift SV-Nummer um die Anmeldungen nach dieser Spalte zu sortieren. Ein weiterer Click auf die selbe Spalte sortiert in umgekehrter Reihenfolge.

Nun musst du dich entscheiden, welche der Anmeldungen du behalten und welche du löschen möchtest. Du kannst die Details einer Anmeldung einsehen, in dem du am Ende der jeweiligen Zeile auf den Button mit der Ellipses (…) klickst. Um mehrere Anmeldungen gleichzeitig zu löschen, markiere die Checkboxen am Beginn der jeweiligen Zeile und klicke dann auf den Button Markierte Anmeldungen löschen.

Bevor die Daten wirklich gelöscht werden, erfolgt eine Rückfrage die dir auch verrät wieviele Anmeldungen ausgewählt wurden:

Achtung, diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Wollen Sie die 2 ausgewählten Anmeldungen wirklich löschen?

Erst wenn du auf Ok klickst werden die Daten endgültig gelöscht.

Zuweisen der Betreuungseinrichtungen

Bei der Anmeldung haben die Erziehungsberechtigten eine Wunscheinrichtung inkl. der gewünschten Betreuungsmodule angegeben. Deine Aufgabe ist es nun die Anmeldungen tatsächlich einer Einrichtung zuzuweisen. Für die Entscheidungsfindung stehen wieder Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Verfügung. Zum Beispiel die Bisherige Einrichtung in Kombination mit Gewünschte Einrichtung und eventuell noch das Alter der Kinder.

Die Zuweisung kannst du im Editiermodus bei den einzelnen Anmeldungen vornehmen in dem du am Ende der jeweiligen Zeile auf den Button mit der Ellipses (…) klickst. Leichter geht es mit der Listeneditierung. Markiere dazu die Checkboxen am Beginn der jeweiligen Zeile und klicke dann auf den Button Markierte Anmeldungen editieren.

Im nächsten Dialog kannst du den gewählten Anmeldungen eine Einrichtung zuweisen.

ACHTUNG
Da die Betreuungsmodule mit den Betreuungseinrichtungen verbunden sind, passen die gewählten Betreuungsmodule nicht mehr, wenn du eine andere Betreuungseinrichtung zuweist, als von den Erziehungsberechtigten gewünscht. Die Software versucht in solch einem Fall beim Export passende Module von der zugewiesenen Betreuungseinrichtung zu finden. Das klappt nur, wenn die Module bei der neuen Einrichtung den gleichen Namen haben UND zur gleichen Zeit stattfinden, wie bei der ursprünglich gewählten Einrichtung.

Export zu Sokrates

Wenn du schließlich alle Zuweisungen erledigt hast, kannst du die Anmeldungen zu Sokrates exportieren. Stelle dazu wieder den gewünschten Filter ein, markiere die zu exportierenden Anmeldungen und klicke auf SOKRATES Export. Du erhältst daraufhin eine Datei mit den Kinderdaten zum Download, die du in Sokrates importieren kannst.

Solltest du eine Fehlermeldung bekommen, so liegt das wahrscheinlich daran, dass du versucht hast eine Anmeldung ohne zugewiesener Betreuungseinrichtung zu exportieren. Da das nicht möglich ist, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Wenn du dir sicher bist, dass du allen Anmeldungen eine Einrichtung zugewiesen hast, aber dennoch ein Fehler auftritt, dann wende dich bitte an support@panic.at.

Fehlerbehandlung

Solltest du beim Import in Sokrates eine Fehlermeldung bekommen die besagt, dass es ein Modul in einer Zieleinrichtung nicht gibt, dann liegt das daran, dass ihr eine andere Einrichtung zugewiesen habt als gewünscht und es mindestens ein gewünschtes Modul in der zugewiesenen Einrichtung nicht gibt.

Es ist ja so, dass bei den Anmeldungen nur die gewünschte Betreuungseinrichtung gewählt wird, die Gemeinden aber die Möglichkeit haben die Kinder einer anderen Einrichtung zuzuweisen. Dann stimmen (natürlich) die gewählten Module mit der zugewiesenen Einrichtung nicht mehr überein.

Beim SOKRATES Export wird versucht ein best-effort matching durchzuführen. Dabei wird für jede zu exportierende Anmeldung überprüft ob die zugewiesene Einrichtung eine andere ist als die gewünschte. Falls ja, wird in der zugewiesenen Einrichtung nach Modulen mit dem gleichen Namen UND der gleichen Zeit gesucht. Wenn für ALLE Tage UND ALLE Module eine Übereinstimmung gefunden wird, werden die Module umgeschrieben. Wenn nur eine Bedingung nicht erfüllt wird, werden die alten Module beibehalten, damit beim Import in Sokrates auf den mismatch hingewiesen wird.

Um dir die Fehlersuche zu erleichtern, beziehungsweise einen Import ohne Fehlermeldung zu ermöglichen wurde eine Filterfunktion programmiert, die es erlaubt wahlweise nur jene Anmeldungen auszufiltern, für die entweder passende Module gefunden wurden oder gar kein Austausch notwendig ist, oder jene Anmeldungen bei denen in der Zieleinrichtung keine passenden Module gefunden wurden und daher einer gesonderten Behandlung bedürfen.