Funktionsweise
Ein Großteil der Vorarlberger Gemeinden nutzen die Sokrates Bundles von Bitmedia, für die Verwaltung ihrer Elementarpädagogischen Einrichtungen und der schulischen Tagesbetreuung. Hier werden die Betreuungseinrichtungen und das Betreuungsangebot verwaltet.
Die Daten zu den Betreuungseinrichtungen und den Betreuungsangeboten werden aus dem Sokrates Verwaltungsprogramm exportiert und im Anmeldesystem importiert.
Sollen Eltern eingeladen werden, ihre Kinder zur Ferienbetreuung anzumelden, sind die Kinder in der Regel bereits bekannt. Es werden mit wenigen Ausnahmen nur Kinder betreut, die auch unterjährig ein Betreuungsangebot der Gemeinde nutzen. Eltern müssen nicht mehr alle Daten erneut eingeben. Es reicht das Betreuungsangebot in den Ferien anzugeben. Um das zu erreichen, werden die Stammdaten der Kinder aus Sokrates exportiert und ebenfalls in das Formularsystem importiert.
Im Anmeldesystem werden die Stammdaten für das Dokumentenmanagementsystem der Vorarlberger Gemeinden aufbereitet um den Eltern über das duale Zustellsystem einen individuellen Link zur Anmeldung ihrer Kinder zuzustellen.
Die Eltern nutzen den individuellen Link um ihre Kinder zur Ferienbetreuung anzumelden.
Die von den Gemeinden bestätigten Anmeldungen, werden schließlich zu Sokrates übertragen.
Formulareinstellungen
Die Formulareinstellungen werden wie gewohnt im Admincenter unter dem Menüpunkt `Formulare` vorgenommen. Neu hinzugekommen sind Felder für den Beginn (1) und das Ende (2) der Betreuungsperiode, sowie einer Option die es den Anwender:innen erlaubt über die Betreuungsperiode hinweg einzelne Wochen zu buchen (3).
Stammdaten importieren
Über den neuen Menüpunkt `Kinderstammdaten` ❶ werden die Daten der Kinder importiert. Dazu muss zunächst das gewünschte Formular selektiert werden ❷ . Dann kann entweder ein neuer Stammdatenkreis importiert oder ein bereits importierter Stammdatenkreis editiert werden ❸.
Unterhalb des Formulars zum Editieren der Bezeichnung des Stammdatenkreises und dem Upload-Feld für das CSV-File, werden die importierten Stammdaten inkl. dem personalisierten Anmeldelink dargestellt. Beim Import wird für jedes Kind ein Token mit vier aussprechbaren Pseudowörtern generiert. Dieser Token kann entweder mit dem Personalisierten Link direkt übergeben werden, oder manuell im Formular eingetragen werden.
Betreuungseinrichtungen und Module
Der Import der Betreuungseinrichtungen und Module erfolgt in gewohnter weise. Die so importierten Einrichtungen und Module können nun bearbeitet werden (siehe Betreuungseinrichtungen und Module bearbeiten). Neu ist hier die Möglichkeit eine Ersatzeinrichtung für die Ferien einzustellen ❶. Diese Zuordnung ist zwingend erforderlich. Im unten abgebildeten Beispiel würde das bedeuten, dass alle Kinder die in der Einrichtung "Lochau-Kinderhaus" gemeldet sind, automatisch im "SommerKIGA Lochau" angemeldet werden.
Vereinfachte Anmeldung
Wird das Formular über den personalisierten Link aufgerufen, ist der Token bereits eingetragen und es muss nur noch das Geburtsdatum des zugehörigen Kindes eingegeben werden.
Nach erfolgreicher Eingabe des Tokens und Geburtstag des Kindes wird zur Kontrolle der Vorname, der Nachname und das Geburtsdatum des betreffenden Kindes angezeigt.
Durch klick auf `Weiter zum Formular` gelangt man zur verkürzten Eingabe.
Auswertung und Export
Wie bei Jahresmeldungen, werden auch die Anmeldungen zu Ferienbetreuungen über das "Admincenter" > "Auswertung von Formularen mit Export zu SOKRATES" ❶ gemacht. Bevor der Export zu Sokrates angefertigt werden kann, muss den Anmeldungen eine Einrichtung zugewiesen werden ❷. Erst dann kann der Export zu SOKRATES über den Button "Sokrates Export - Ferienanmeldungen" ❸ erfolgen.
Wichtig: Die Zeiträume für die die Meldungen gelten und ob es nur eine Woche für den gesamten Zeitraum oder mehrere Wochen gibt, wird aus den Formualreinstellungen genommen. Daher muss der Export gemacht werden bevor das Formular für die nächste Anmeldung neu konfiguriert wird.
Ergänzen von Sokrates-Kennzahlen
Die Schnittstelle für den Import der Anmeldungen zur Ferienbetreuung in Sokrates setzt voraus, dass die Kinder in Sokrates bereits bekannt sind. Wenn Kinder zur Ferienbetreuung angemeldet wurden, deren Kennzahl nicht schon wie weiter oben beschrieben importiert wurden, kann für diese Kinder die Kennzahl nachgetragen werden.
Sortiere dazu die Meldungen nach der Sokrates-Kennzahl ❶, so dass alle Anmeldungen ohne Kennzahl ganz oben stehen. Trage nun die richtige Kennzahl des Kindes in dem dafür vorgesehenen Feld ein und wechsle in das nächste Feld (zum Beispiel mit der Tabulator-Taste). Es wird ein neuer Stammdatenkreis mit dem aktuellen Datum als Namen angelegt (wenn nicht schon vorhanden) und die eingegebene Zahl wird sofort gespeichert — war das Speichern erfolgreich, wird für fünf Sekunden eine Erfolgsmeldung eingeblendet. Wenn die Kennzahl nicht gespeichert wurde, zum Beispiel weil es in dem Stammdatenkreis bereits ein Kind mit dieser Kennzahl gibt, dann wird das durch eine Fehlermeldung angezeigt.