Erstellen der Excel Datei in K5
Um eine Excel Datei mit den Kundendaten zu erstellen navigiere im K5 zu Kunden/Steuerobjekte/Abgaben.
Trage bei Familienname einen * ein und klicke auf Suchen.
Wenn das Suchergebnis angezeigt wird, klicke mit der alternativen Maustaste (bei Rechtshändern dir rechte) und wähle aus dem Kontextmenü die Option "Excel Objektsummen".
Import im Formular-System
Über den Menüpunkt "K5 Steuernummern und Objektnummern Abgleich" ❶ erreichst du eine Funktion die es dir erlaubt die Daten der Rechungsempfänger mit der Steuernummer und der Objektnummer aus K5 anzureichern. Dort kannst du eine Formular aussuchen ❷ eine optionale "fixe" Objektnummer eintragen ❸ und die zuvor erstellte Excel-Datei mit den K5-Daten eurer Bürger hochladen ❹.
Nach dem Absenden, lädt die Software alle mit dem Formular verknüpften Kontakte mit dem Merkmal "Rechnungsempfänger" und durchsucht die Excel-Datei Zeilenweise nach den Merkmalen Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer und Postleitzahl. Wenn es fündig wird, lädt es die passenden K5-Nummern und Objektnummern zu dem Eintrag. Wenn nur eine Nummer existiert, wird sie direkt eingetragen, existieren mehrere Nummern, wird Select-Feld mit allen passenden Nummern angeboten ❺.
Wenn für einen Kunden unter der selben Adresse mehrere Objektnummern zur Auswahl stehen und du keine fixe Objektnummer angegeben hast, wird ein Select-Feld mit den möglichen Objektnummern angezeigt.
Wenn weder die Steuernummer, noch die Objektnummer eindeutig ist, werden nach der Wahl der Steuernummer die Optionen für die gewählte Steuernummer eingeschränkt:
vs.
Wenn du nach Zuweisung der K5-Daten einen SOKRATES-Export machst wird bei der Anmeldung die entsprechende Nummer in den Spalten C und D ausgegeben:
Die hochgeladene Excel-Datei wird übrigens nicht gespeichert, sondern nach dem Abgleich wieder gelöscht.