Auslöser für eine Fachanmeldung beziehungsweise eine geplante Fachanmeldung ist eine Anmeldung von einer Schülerin oder einem Schüler.
Der erste Schritt ist die Prüfung, ob die Schülerin oder der Schüler bereits im MSV Web angelegt ist. Dazu ist es wichtig in der Suchmaske das Feld Status im aktuellen Semester auf alle zu stellen und das Feld Belegt Fächer im Semester zu leeren, damit sichergestellt ist, dass auch wirklich alle Datensätze angezeigt werden.
Wenn ein neuer Datensatz angelegt werden muss, ist dieser mit einer oder einem Zahlungspflichtigen zu verknüpfen. Kontrolliere auch hier, ob der oder die Kundin im System bereits angelegt ist, und leere dafür in der Suchmaske das Feld Status im aktuellen Semester. Wenn deine Musikschulen einen K5 Export an die Gemeinde liefert, solltest du die Steuernummer als Suchkriterium heranziehen, um Dubletten zu vermeiden.
Für den Fall dass der oder die Schülerin bereits vorhanden ist, solltest du darauf achten, dass das Feld Austritt mit Ende geleert wird, da die geplanten Fachzuordnungen ansonsten nicht korrekt bei den voraussichtlichen Stunden angezeigt werden.
Über den Button Neue geplante Fachzuordnung anlegen kannst du den SchülerInnen nun Fächer zuweisen.
Wenn du bei Semester ein Wunsch-Eintrittssemester auswählst, wird in der Listenansicht der geplanten Fachzuordnungen der Button zum Übernehmen der Fachzuordnung erst im gewählten Semester angezeigt.
In der Listenansicht der geplanten Fachzuordnungen werden normalerweise die geplanten Fachzuordnungen nach dem first come, first served Prinzip gereiht. Mit der Checkbox Vorreihen kann dieses Prinzip ausgehebelt werden. Dieses Merkmal kann in der Listenansicht auch über den gleichnamigen Button gesetzt werden.
Wird bei einer geplanten Fachzuordnung eine Lehrperson und ein Tarif zugewiesen, wird die geplante Fachzuordnung zu den voraussichtlichen Stunden der jeweiligen Lehrperson addiert.
Die zugewiesenen Lehrpersonen sehen die ihnen im kommenden Semester zugewiesenen SchülerInnen auch unter dem Menüpunkt Mitarbeiterdaten im Tab SchülerInnen/Fächer. Es gibt allerdings ausnahmen für die Musikschulen Lustenau und Tonart, da diese einen etwas anderen Prozess haben und es dadurch zu Verwirrungen kommen könnte.
Die Übernahme der geplanten Fachzuordnung als tatsächliche Fachzuordnung erfolgt dann nach dem Semesterwechsel entweder über die Listenansicht der geplanten Fachzuordnungen oder SchülerInnen Detailansicht jeweils über den Button Fachzuordnung übernehmen . In der Detailansicht der SchülerInnen können Fachzuordnungen vor dem Rechnungslauf wieder zu geplanten Fachzuordnungen zurück umgewandelt werden.