Empfänger auswählen
Das Anmeldesystem erlaubt keine Änderungen an Meldungen, abgesehen von der Zuweisung einer Betreuungseinrichtung, die sich von der gewünschten Betreuungseinrichtung unterscheiden kann. Wenn Änderungen etwa an den gewählten Modulen notwendig sind, um einen Export zu Sokrates zu ermöglichen, können diese Änderungen nur durch die Kontaktpersonen mit einem Personalisierten Link vorgenommen werden.Um Kontaktpersonen solche Links zuzusenden, gibt es die Funktion E-Mail an Kontaktpersonen. Rufe dafür Admincenter > Auswertung von Formularen mit Export zu SOKRATES auf, filtere wie gewohnt die Anmeldungen für das gewünschte Formular und markiere die Anmeldungen für die du ein Mail an die Kontaktpersonen senden willst. Nun klappe das Aktionen Menü auf und wähle E-Mail an Kontaktpersonen.
E-Mail verfassen und versenden
Im sich öffnenden Fenster, gib nun einen sprechenden Betreff ein ❶ und formuliere den E-Mail Text ❷. Beim Versand werden Variablen dynamisch mit Daten aus der Anmeldung ersetzt:
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Variable |
Beschreibung |
|
{first_name} |
Vorname des Kindes |
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{last_name} |
Nachname des Kindes |
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{link} |
Link zum Ändern der Anmeldung |
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{qrcode} |
QR-Code mit dem Link zum Ändern der Anmeldung |
Im Textfeld wird bereits ein Beispieltext mit den möglichen Variablen vorgeschlagen, damit du rasch zu brauchbaren Ergebnissen kommst.
Wie gewohnt kann die Makrkdown Syntax (https://www.markdownguide.org) verwendet werden, um die E-Mail ansprechend zu formatieren.
🚧 Teste dein beabsichtigtes E-Mail zunächst gründlich mit Testmeldungen. Wenn du auf den Button E-Mail an x Empfänger senden klickst, werden ohne weitere Rückfrage die Mails an die Kontaktpersonen der ausgewählten Meldungen versendet.
An das Ende der E-Mail wird eine Signatur mit den Einstellungen des Formulars gesetzt, so dass die Kontaktpersonen ein E-Mail erhalten, das in Etwa so aussieht: